Privacybeleid Huize Sonnevanck

Inleiding
Wij verwerken medische gegevens van onze bewoners. Vanwege de gevoeligheid van deze gegevens hebben wij privacy hoog in het vaandel staan. In ons privacyreglement kunt u lezen welke persoonsgegevens wij verwerken en waarvoor. Tevens staat in de privacyreglement opgenomen welke rechten u hebt. Mocht u vragen hebben of uw rechten willen uitoefenen, dan kunt u contact opnemen met Remon van Amersfoort: info@huizesonnevanck.nl

Privacybeleid Huize Sonnevanck
Waarom verwerken wij uw gegevens?
Wij verwerken uw gegevens om goede zorg te kunnen verlenen. Er kan hierbij gedacht worden aan het verwerken van gegevens voor uw inschrijving, zorgverlening en betaling. Kortom: voor de zorgverlening en de administratie daarvan. Daarnaast zijn wij als zorgaanbieder verplicht om dossiers aan te leggen en te bewaren. Wij verwerken gegevens alleen voor het doel waarvoor ze aan ons ter beschikking zijn gesteld. Enkel de medewerkers die persoonsgegevens nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden, hebben inzage in uw gegevens. Omdat wij niet alle diensten zelf leveren, denk aan diëtiste, fysiotherapie, apotheek maar voor sommige zaken andere dienstverleners inschakelen, is het soms nodig om gegevens te delen. Als wij u bijvoorbeeld doorverwijzen, zullen wij ook een deel van uw medisch dossier moeten delen. Wij doen dit enkel met uw toestemming en verstrekken slechts de persoonsgegevens die van belang zijn voor die dienstverlening.

Wettelijk verplichtingen
Bij het verwerken van uw gegevens hanteren wij de wetgeving waaraan wij moeten voldoen, waaronder de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO) en Algemene Verordering Gegegevensbescherming (AVG).

Voor wie geldt dit privacyreglement?
Dit privacyreglement geldt voor al onze bewoners. Daarnaast is dit privacyreglement ook van toepassing wanneer u een bezoek brengt aan onze website, een voormalige bewoner bent, bewoner wil worden of wilde worden, maar dit uiteindelijk niet is gebeurd of wij voor uw zorgaanbieder waarnemen.

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
Huize Sonnevanck is (verwerkings)verantwoordelijke voor het verzamelen en gebruiken van uw gegevens.

Persoonsgegevens en verwerking daarvan
Welke persoonsgegevens verwerken wij? Uw persoonsgegevens krijgen wij vaak van u zelf of van uw wettelijke vertegenwoordiger. Deze ontvangen wij bijvoorbeeld wanneer u met ons belt, mailt, in een gesprek met ons bent, een brief stuurt of een formulier invult. Soms krijgen wij uw persoonsgegevens van andere organisaties of zorgverleners zoals de huisarts,
apotheek of uw arts in het ziekenhuis. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een identificeerbaar persoon, naar u dus. Dit zijn bijvoorbeeld: – Naam – Adres – Geboortedatum – Rekeningnummer – Burgerservicenummer (BSN) – Telefoonnummer – E-mailadres – Gezondheidsgegevens Wanneer u bewoner wordt bij ons, vragen wij u om een aantal persoonsgegevens. Wanneer u behandeld wordt, worden daarnaast ook gegevens omtrent behandeling en onderzoek vastgelegd. In ons elektronische systeem kunnen ook een zorgplan, contactmomenten en bewonersgegevens opgenomen worden.

Wat betekent verwerken?
De betekenis van het begrip ‘verwerken’ is ruim en houdt onder meer in: het verzamelen, bewaren, raadplegen, gebruiken, met elkaar in verband brengen en het verstrekken aan derde partijen die voor ons bepaalde diensten uitvoeren.

Op basis waarvan mogen wij uw persoonsgegevens verwerken?
Wij mogen niet zomaar persoonsgegevens van u verwerken. Daar hebben wij een legitieme reden voor nodig. Vaak vloeit dit voort uit de behandelovereenkomst of een wettelijke verplichting. Soms is dit gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming. Voordat u bij ons komt wonen komt vragen wij daarom uw toestemming. U kunt uw toestemming op elk moment weer intrekken. Indien u niet akkoord gaat, of uw toestemming intrekt, kunnen we u niet goed van dienst zijn. Passende zorg kan enkel geleverd worden als alle relevante gegevens beschikbaar zijn. Bovendien zijn wij verplicht om een zorgplan aan te leggen om de kwaliteit van (toekomstige) zorg te waarborgen.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Bij Huize Sonnevanck bewaren we uw gegevens zolang dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn en zolang wij wettelijk verplicht zijn om uw gegevens te bewaren. Als de wettelijke bewaartermijn van 15 jaar voor medische gegevens is verlopen, het niet langer noodzakelijk is om de gegevens te bewaren en u niet langer bewoner bij ons bent, worden de gegevens vernietigd. Indien u bewoner blijft, bewaren wij de persoonsgegevens in het kader van toekomstige behandelingen en zorgverlening.

Voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens, en wat doen wij ermee?
Persoonsgegevens worden alleen verwerkt met het doel waarvoor ze aan ons ter beschikking zijn gesteld. Voor onze bewoners is dit doel de dienstverlening zoals afgesproken in de overeenkomst levering zorg en huurovereenkomst. Onderstaande doeleinden lichten wij graag verder toe: Inschrijving Indien u zich inschrijft moet u naast andere persoonsgegevens uw BSN-nummer opgeven. Dat moeten wij op uw identiteitsbewijs controleren. Wij maken daarom een kopie of scan van uw identiteitsbewijs. Als dat aan de orde is, zullen wij u vragen naar een eventueel dossier bij uw voorgaande zorgaanbieder.

Betalingen
Wij gebruiken uw gegevens om u een factuur te sturen voor de huur. Dat kan ook via een administratiekantoor. Op de factuur staan uw NAW-gegevens en een specificatie van de kosten. Deze facturen bewaren wij voor onze debiteurenadministratie. Indien een rekening na meerdere herinneringen niet wordt betaald, kunnen gegevens worden gedeeld met derden voor incasso.

Het delen van gegevens met andere zorgverleners
Soms worden gegevens uitgewisseld met andere zorgverleners, zoals huisartsen, apotheken en ziekenhuizen. Dit doen wij op een beveiligde manier en alleen als dit noodzakelijk is voor het verlenen van de zorg. Gegevens uit uw zorgleefplan worden slechts gedeeld met diegenen die bij de zorg zijn betrokken of wanneer u toestemming hebt gegeven voor het delen van die gegevens.

Plichten zorgaanbieder
Beveiliging bij Huize Sonnevanck
We zorgen ervoor dat niet iedereen toegang heeft tot uw gegevens. Dit doen wij door middel van het verlenen van autorisaties aan personen die hiertoe bevoegd zijn. De systemen waarin uw gegevens zijn opgeslagen zijn alleen toegankelijk voor medewerkers voor wie het noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Verder hebben zorgaanbieders een beroepsgeheim en mogen in de basis niets doorgeven aan anderen zonder uw toestemming. Daarom zijn al onze medewerkers die gegevens van bewoners verwerken of kunnen inzien tot geheimhouding verplicht. Iedere zorgverlener mag alleen onder zijn/haar eigen account inloggen. In uitzonderingsgevallen kan het toch nodig zijn om snel toegang te krijgen tot de gegevens van een bewoner, bijvoorbeeld bij spoedgevallen. Het kan noodzakelijk zijn dat gegevens worden gedeeld met derden, zoals een ICT leverancier van ons of een administratiekantoor. Indien deze derde kwalificeert als een verwerker, dan sluiten wij een verwerkersovereenkomst af met deze partij, zodat uw privacy beschermd is. Naast de bovengenoemde organisatorische maatregelen nemen wij ook voldoende technische beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Datalekken en verantwoordingsplicht
Als er onverwacht toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens – of wij vermoeden dat dit het geval is – dan zullen wij dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als dit incident op uw persoonsgegevens betrekking heeft en voor u mogelijk een hoog risico inhoudt op uw rechten en vrijheden, dan brengen we u zo snel mogelijk op de hoogte. Om te voldoen aan onze verantwoordingsplicht houden wij registers bij van verwerkingen en eventuele datalekken.

Waar hebt u recht op?
Indien u een van uw rechten wilt uitoefenen vragen wij u schriftelijk een verzoek te doen. U kunt een verzoek indienen via info@huizesonnevanck.nl Wij streven ernaar om binnen vier weken te reageren op uw verzoek.
Recht op inzage en afschrift. U hebt het recht om kennis te nemen van de gegevens in uw dossier. U kunt op afspraak uw dossier inzien onder begeleiding van de zorgprofessional. Verder hebt u recht op een afschrift van uw dossier. Persoonlijke aantekeningen vallen niet onder dit inzagerecht. Gegevens van derden in uw dossier zullen in beginsel onzichtbaar gemaakt worden.
Recht op correctie U hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens te rectificeren. Tevens kunt u uw bewoner dossier aanvullen. Zorg er ook voor dat u wijzigingen in uw gegevens doorgeeft, bijvoorbeeld uw huisadres bij een verhuizing of wijziging van een telefoonnummer. Voor simpele wijzigingen kunt u gewoon naar huize Sonnevanck bellen mailen.
Recht op verwijdering U hebt het recht op gegevensverwijdering. Deze verwijdering is niet in alle gevallen mogelijk. Gelet moet worden op het aanmerkelijk belang van een ander om de gegevens te bewaren (denk aan een rechtszaak of erfelijkheid) en andere wettelijke voorschriften die zich verzetten tegen vernietiging.
Recht op klagen Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Mocht dat niet tot het gewenste resultaat leiden dan hebt u de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.
Overige rechten Daarnaast heeft u recht op het intrekken van uw toestemming voor het verwerken van uw gegevens, recht op beperking van de gegevensverwerking en recht op het aantekenen van bezwaar tegen het verwerken van uw persoonsgegevens. U vraagt ons dan om uw gegevens niet (allemaal) meer te gebruiken. U moet dan kunnen aantonen dat het verwerken van deze gegevens voor u nadelige gevolgen kan hebben. Dit kan alleen als wij uw gegevens niet verwerken omdat wij dit wettelijk verplicht zijn, of omdat dit noodzakelijk is voor het goed uitvoeren van onze overeenkomst met u.
U hebt tevens recht op informatie en het recht op het verkrijgen van uw gegevens in elektronische vorm. Vragen? Indien u gebruik wilt maken van een van uw rechten of nog vragen heeft kunt u contact opnemen met info@huizesonnevanck.nl